Phần lớn công việc của lễ tân là tiếp nhận những cuộc điện thoại từ bên ngoài gọi tới. Việc giao tiếp qua điện thoại là điều rất cần thiết và phổ biến đối với tất cả mọi người, với một nhân viên lễ tân  thì đây là kỹ năng bắt buộc.

Là một nhân viên chuyên nghiệp, ngoài kiến thức chuyên môn, nhân viên lễ tân khách sạn còn phải không ngừng trau dồi những kỹ năng nghề nghiệp phục vụ công việc hàng ngày. Trường Quốc tế CHM xin liệt kê 11 bước tiếp nhận và xử lý cuộc gọi theo tiêu chuẩn khách sạn.

Quy trình tiếp nhận và xử lý cuộc gọi mà lễ tân khách sạn cần biết

1. Chuẩn bị

Cách thực hiện: Chuẩn bị đầy đủ mọi thứ, sẵn sàng nhận cuộc gọi bất cứ lúc nào

Tiêu chuẩn:

• Chuẩn bị giấy, bút
• Phải đảm bảo mọi cuộc gọi sẽ không bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn xung quanh

Lý do:

• Để bạn có thể ghi lại những thông tin chính khi cần thiết
• Trường hợp có quá nhiều tiếng ồn xung quanh sẽ khiến bạn khó tập trung vào cuộc gọi, cũng như thể sự không chuyên nghiệp của lễ tân

2. Mỉm cười

Cách thực hiện: Một nhân viên lễ tân chuyên nghiệp được yêu cầu luôn phải mỉm cười khi nhấc điện thoại

Tiêu chuẩn: Nở nụ cười thật tự nhiên

Lý do: Mặc dù người gọi không nhìn thấy bạn, nhưng họ có thể nghe thấy tiếng cười qua giọng nói, ngữ điệu khi bạn nói. Điều đó thể hiện thiện chí với khách hàng, rằng bạn rất vui khi nhận cuộc gọi này.

3. Trả lời điện thoại

Cách thực hiện: Thực hiện nhấc điện thoại hoặc nhấn nút trên tai nghe

Tiêu chuẩn:Tiến hành trả lời điện thoại trong vòng 3 hồi chuông

Lý do:

• Đây là quy định chung theo tiêu chuẩn quốc tế
• Trường hợp trả lời ngay ở hồi chuông đầu tiên, khách có thể giật mình; thường lễ tân nên trả lời khách ở hồi chuông thứ 2, thứ 3; tránh để khách chờ quá lâu – sau 3 hồi chuông

4. Chào khách

Cách thực hiện: Chào một cách thân thiện bằng câu nói: “Xin chào buổi sáng/chiều/tối”

Tiêu chuẩn:

•  Mỉm cười khi nói lời chào khách  – Gọi tên khách (nếu biết)
• Tuân theo phong cách quy định của khách sạn (nếu có)

Lý do:

•  Để cho người gọi có thời gian quen với giọng nói của bạn trước khi bắt đầu nội dung chính của cuộc đàm thoại
•  Để chắc chắn rằng có một sự thống nhất trong cách trả lời điện thoại

5. Tự giới thiệu

Cách thực hiện: Tự giới thiệu về khách sạn và bản thân mình. Ví dụ: “Xin chào buổi sáng/chiều/tối. Đây là khách sạn…. Tôi là … xin nghe. Tôi có thể giúp gì cho Quý khách không ạ?”

Tiêu chuẩn:

• Nêu tên khách sạn và tên mình
•  Tuân theo phong cách của khách sạn (nếu có)

Lý do:

• Để người gọi xác định được mình đang nói chuyện với khách sạn nào và với ai.
• Để đảm bảo tính thống nhất trong cách trả lời điện thoại

6. Nói rõ ràng

Cách thực hiện:  Đặt ống nghe/loa nói ngay trước miệng của bạn

Tiêu chuẩn:

• Tốc độ nói vừa phải, âm lượng vừa phải, rõ ràng, lịch sự
• Nói chậm hơn so với khi nói trực tiếp
• Nhớ mỉm cười

Lý do:

• Để chắc chắn người gọi nghe rõ và nghe kỹ điều bạn nói
• Tạo thiện cảm với khách dù họ không nhìn thấy bạn

7. Không dùng tiếng lóng

Cách thực hiện: Không dùng các thuật ngữ chuyên ngành khách sạn, tiếng địa phương…

Tiêu chuẩn:

• Chỉ sử dụng các câu, từ phổ thông, không phải thuật ngữ chuyên ngành khách sạn.
• Sử dụng ngôn ngữ mà chắc chắn khách sẽ hiểu

Lý do: Đảm bảo rằng người gọi hiểu những gì bạn đang nói đến.

8. Lắng nghe một cách cẩn thận và chính xác

Cách thực hiện: Không ngắt lời/cắt ngang lời người gọi

Tiêu chuẩn:

•  Phải chắc chắn người gọi được kết thúc câu nói của họ
• Ghi chép lại thông tin cần chú ý – Nhắc lại/ làm rõ lời yêu cầu/lời nhắn của người gọi

Lý do:

• Việc ngắt lời sẽ là không lịch sự với bất kì đối tượng nào
• Đảm bảo rằng bạn không quên/nhầm điều gì mà người gọi đề cập

9. Thông báo cho người gọi biết việc bạn muốn làm

Cách thực hiện: Giải thích rõ ràng, nhưng ngắn gọn về cách bạn sẽ làm để đáp ứng theo yêu cầu của người gọi

Tiêu chuẩn: Người gọi phải được biết việc bạn sắp làm dựa theo yêu cầu của họ

Lý do: Đảm bảo rằng người gọi hiểu rõ việc bạn sắp làm

10. Kết thúc cuộc gọi

Cách thực hiện: Chúc người gọi một ngày vui vẻ hoặc cảm ơn người gọi đã gọi đến khách sạn, sử dụng câu: “Chúc ông/bà (tên người gọi) một ngày vui vẻ!” hoặc “Cảm ơn đã gọi đến khách sạn (tên khách sạn), thưa ông/bà (tên người gọi)”. Tên của người gọi đã được hỏi khi thực hiện giao dịch.

Tiêu chuẩn:

• Tuân theo phong cách của khách sạn (nếu có)
• Ghi nhớ và sử dụng tên của người gọi

Lý do:

• Để thể hiện là một nhân viên chuyên nghiệp và mến khách
• Để khách thấy mình được quan tâm

11. Gác máy

Tiêu chuẩn:

• Chắc chắn ngắt kết nối sau khi khách đã gác máy
• Luôn luôn thực hiện gác máy sau khách

Lý do: Đây là việc làm lịch sự, cho thấy bạn không vội kết thúc cuộc đàm thoại, sẵn sàng tiếp nhận mọi thông tin yêu cầu (đột xuất) từ khách khi cần.